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■　グループウェアの正しい選び方

一昔前であれば、グループウェアといえば、ロータスノーツか、エクスチェンジサーバか、あるいは汎用機メーカーが独自で作成した、なんたらオフィス・・・であるとか、という具合でした。先進的な企業は情報共有化のために早くからグループウェアに取組み、すでに成熟期という感すらありました。

ところが昨今、改めてグループウェアが問われています。
それは、インターネットとパソコンの普及が原因であることは間違いありません。これまで、情報化に消極的だった企業も、とりあえずパソコンを導入し、インターネットにアクセスする環境を構築する動きが急です。そしてその次は必ずといっていいほど、社内情報の共有化、すなわちグループウェアの導入となるわけです。

一方では、ナレッジマネージメントやCRMといった新しい概念を取り入れる先進企業にとっても、その情報の入り口（あるいは出口）としてグループウェアはこれまでとは違った見方をされるようになりました。

もうひとつ、グループウェア導入に拍車を掛けたのは、サイボウズに代表される安くて簡単に導入できて最初から機能が揃っているというイントラネット型グループウェアが急速に台頭してきたことにもよります。一層身近なものとして捉えられ始めたのです。

さて、そこで今回は乱立状態に入ってしまったグループウェア製品群から自社に最適なものを選択するための基準なるものを考察してみます。

ITステージとグループウェア

まず、自社のITステージを考えてみます。エンドユーザのITリテラシーがまだまだ低い段階では、いきなりナレッジだ！ ワークフローだ！といっても使いこなせません。まずは、使う・慣れることを目標 に情報蓄積を行うのが第1ステージとします。

次に、次第に情報も蓄積され、 エンドユーザの違和感がなくなってきた段階では、稟議書や承認書類などを電子化し、ペーパレスを標榜したり、グループウェアから収集した計数デー タを他のシステムへ受け渡ししたり、といったワークフローや連携機能を活用する第2ステージに成長します。

最終的には、蓄積されたテキストデータ をマイニングし、営業戦略に生かしたり、社内の有益なノウハウを継承し、 拡大するためのナレッジデータベースを整備し、活用するといった第3ス テージへ移行します。

ITステージに対応するグループウェア群

これらのステージのすべてに対応可能 な、レガシー（巨大）なグループウェア群 は、段階的な機能拡張、規模の拡張が行え、まさしくオールマイティといえます。（上図のグルー プ3：代表的なものは、ロータスノーツやエクスチェンジサーバです。）

一方、そんなに大げさなものは必要なく、とにかく社員のITリテラシーを向上させるグループウェア群がイントラネット型簡単グループウェアです。機能拡張や規 模の拡大には向きませんが、安く、早く導入することが可能です。（上図 のグループ1：代表的なものはサイボウズやアイ・オフィスです。）

そして、 グループ1ではものたらないが、そこまで大規模でもない。安いほうが良いが、 カスタマイズが可能で、ある程度の規模拡大も望みたい。という中間層のニ ーズに合わせて登場したのが、カスタマイズ可能なグループウェア群です。（上図のグループ2：代表的なものは、エリアス2やフィスコ等です。）　

導入・運用費用と拡張性の相関図

グループ3のレガシーグループウェアはス ケーラビリティという面では、いうことはありませんが、導入・運用という面ではIT部門の負荷が高まります。きちんとしたIT部門の管理体制がなければ社員全 体に浸透するのには、相当な時間がかかりますし、運用管理の手間もかかります。また、コスト面でも基本的には、クライアント数に応じた価格設定のため、 規模の拡大・機能の拡大に応じて費用も拡大することになります。やはり、 数千人クラスの大企業向けと考えるのが妥当です。

一方、グループ1の簡単 グループウェアは、導入も簡単、運用もほとんど手間いらず、そして、最初から基本 的に必要な機能がパックされており、なおかつ、クライアント数に関係ない無制限版が用 意されていることから、中小規模のユーザには まさにうってつけの製品です。サイボウズが爆発的に売れているのはこういうことなのです。これは、 グループウェアムーブメントの第1波と呼んでいます。（下図参照。）しかし、 グループ1のグループウェアは、プログラムソースを非公開にしているものがほとんどで、 データベースも独自仕様のものを用います。ということは、カスタマイズ ができず、規模の拡張にも打つ手がありません。

そこで登場してきたのが、グループ2のカスタマイズ可能なグループウェ ア群です。これらのコンセプトは、サイボウズと同等に、イントラネット型で安い、簡単というメリットを持ちつつ、プログラムソースを公開し、データベースも汎用データベースを 用いるというものです。このことから、カスタマイズが可能で、規模の拡大にも対応できることになります。これを、 グループウェアムーブメントの第2波！であると考えています。

最も潜在顧客 企業が多いと考えられるユーザ数が100～1,000程度をターゲットにしたこれらの製品 は、ポジショニングとして、最も好ましい位置に存在すると断言します。 （上図参照）カスタマイズが可能というふれこみでも、実際は自社カスタ マイズではなく、特定な企業に委託しなければならないもの（フィスコ等） もあり、そういう形では魅力も半減します。

エリアス2という製品は、東京のリンコム社が開発販売するものですが、プログラムソースはColdFusionという定評のある開発ツールで作成されており、通常、受託開発で使用している僕等のようなインテグレータには、まさにピ ッタリの商品だといえます。

ITステージの最終系である第3ステージ（ナレッジマネージメントの実現等） へも、カスタマイズ・規模拡張が可能なエリアス2であれば成長させることが可能 なのです。