開発事例　調剤薬局支援システム（医療）

導入の経緯

お客様ノウハウを注入した発注機能を開発し、デッドストックを減少。患者様の応対や調製業務に忙しい薬剤師を支援するシステムを開発。

対象業務

1. 薬局業務
   卸業者への発注、自社店舗間移動、他社調剤薬局との医薬品売買、在庫管理、日報管理、等
2. 本部業務
   在庫管理、日報管理、買掛管理、等

期間

約1年5ヶ月（2009年4月～）

費用

約6千5百万円

構成・開発環境

※1　NSIPS

システム構成図

チェーン展開する調剤薬局様の事例（店舗数は約40店舗）。調剤薬局は持ち込まれた処方箋の応需を断ることができない。例え常備していない薬であっても調達して調剤・交付する必要があり、また、昨今のジェネリック医薬品推奨運動も後押ししてデッドストックをかかえるリスクが高い。

実はこの調剤薬局様は過去に在庫管理システムのパッケージをカスタマイズして導入したことがあったが、機能・運用ともにマッチせず断念した経緯があり、完全スクラッチでの自社システム開発を行った。

「デッドストックを解消するための道具」をスクラッチ（Order Made）で開発

調剤薬局におけるデッドストックとは、薬が処方される予定で調達したが処方されなかったり、特定患者様のために調達したが1度きりしか来局されず、調達した大部分が在庫として残ってしまうケースで発生する。ある特定店舗では処方されることなくデッドストックとなる薬であっても、他の店舗に持っていけばそれが活きた在庫になるケースが多々あり、「店舗間で在庫を回転させる」ことがデッドストックを解消する有効な手段となる。

デッドストックを店舗間で回転させるためには、電話やメールといったコミュニケーション手段を活用すれば可能ではある。しかし薬剤師の業務は忙しく、なかなか電話やメールに時間を割くことができないのが現状。これら手段は相手の応答を必要とするため、1回のコミュニケーションでは完結しないことが多々あり、目的を達成するまでに長期化する。店舗数が少ない内は成立していたコミュニケーション手段も、店舗数に比例して相手の数も多くなり、「どこの店舗でどのような薬を備蓄しているのか」や「デッドストックを引き取ってくれそうな店舗」を探すには適当な手段とはならなくなった。そこでデッドストックを解消するための道具として「システムをスクラッチ開発する」こととなり、SIerである当社が此れを担うこととなった。

開発作業は当社主導で行ったが、UIや必要機能については薬剤師の方にも意見を聞き現場で使いやすいシステムを心がけ、1年半という開発期間を経て完成。

デッドストックを解消したポイント

ポイントは薬の発注機能。通常、薬剤師は卸に注文を行うが、必要な薬を入力したタイミングで他店のデッドストックを画面に表示し、此れを積極的に調達するように運用。従来の運用では薬剤師主導でデッドストックの引き取り先を探していたが、システム導入後は相手からデッドストックの引き取り依頼がくるようになったため、薬剤師の負担が減りデッドストックの回転が良くなった。

元々、薬剤師はデッドストックを社内で回転させなければならないという意識が高かったため、道具を電話やメールからシステムに変更するだけで、その効果は直ぐにあらわれる結果となった。

機能の自動化による作業負担を軽減

入れ替わりの激しい医療用医薬品のマスタ情報を、有料提供サイトから自動的にダウンロードしシステムへ取り込むようにした。これにより新薬の発売や製造・販売中止、経過措置及び、薬価改定時におけるマスタメンテナンス作業から解放。

卸への発注にEOSを採用。電話やFAXの手間から開放すると同時に、誤発注や誤納品が減少。

レセプトコンピュータより処方データを受領し、此れを基に在庫を引き落とすことで入力作業から開放。レセプトコンピュータとの連携インタフェースとしてNSIPS（※1）を採用。

他店からの在庫提供依頼や、システムの状態をメインメニュー画面に表示。作業忘れや依頼到着に気付くきっかけに。

サーバ側／クライアント側での自動処理でエラーが発生した場合、イベント通知画面を大きく表示。早期に気付くことでエラー発生時影響範囲を局所化。

パイロット運用で全店導入への確信を得る

全店へシステムを導入する前に、「調剤薬局の運用にマッチするシステムか」「操作はわかり易いか」「機能的な問題はないか」を確認するため、パイロット店（4店舗）での試行運用を約半年間試み、この間に発生した問題点は勿論、運用上ミスマッチな部分や単語の表現に至るまで徹底的に改善し、「全店導入しても大丈夫である」という確信をもって全店への展開を行った。

また試行運用中の問合せやトラブルシューティングを「FAQ」に纏め、操作教育時に薬剤師へ配布、説明を行った。

操作教育で基本運用をおさえる

土曜日が午前中のみの営業である店舗が多かったことから、毎週土曜日の夕方より約10回に分けて操作説明会を実施。コンピュータに不慣れな方には有識者がサポートにつき、日々の運用と主要機能に特化して説明、先ずは基本運用が行えることを目標とした。

運用サポートで安心を担保

本稼動後における各店舗からの問合せ窓口は薬局様のシステム担当者へ一本化したが、本稼動直後は問合せ件数が多くなることが予想されたため、稼動後2ケ月は当社がダイレクトに受付・対応を行い、薬局様のシステム担当者と結果のみを情報共有する形式をとった。

PBsystemsの付加価値

プロジェクト推進

本来システム開発プロジェクトはお客様主導で推進されるものですが、システム部門を持たない中小の企業様の場合、プロジェクト推進ノウハウを持たずステークホルダーをコントロールできないケースが殆ど。今回の開発プロジェクトも例外ではなく、また特殊な商流もあってステークホルダーが多く参画・関係したプロジェクトでしたが、お客様に代わり当社主導でプロジェクトを推進することで大きなトラブルもなく、無地に本稼動を迎えることができ、お客様よりご評価いただきました。

お客様の業務にマッチしたシステムの構築

当社としては調剤薬局様のシステム開発は初の試みであり、プロジェクト発足当初業務ノウハウは皆無でした。しかし現場観察やヒアリングを繰り返し業務ノウハウを吸収、業務全般を理解した上で無理や無駄は排除する提案（業務改善）を行いながら更に他業種での開発経験をミックスし、お客様の業務にマッチしたシステムを構築。また、システム運用方法についてもアドバイスを行いました。

社内ネットワーク構築サポート

今回開発したシステムでは、元々構築されていた社内ネットワーク（インターネットVPN）を流用したため、その構成変更に関して当社がサポート。（構成変更作業は別会社にて実施）

予算に応じた運用サポート

お客様の予算・要望にあわせた運用サポートサービスを提案。ヘルプデスクの提案や当社がサポートする提案。結局費用を最小限に抑えるため、薬局様のシステム担当者へ一本化することになりましたが、特に問題なく運用が行えています。

社内システムのトータルサポート

他社様が開発・納品したシステムを含め、お客様の社内システム全般に関する相談に応じ、アドバイスを行いました。